Assurer la protection de son fichier de prospection : quels sont les meilleurs réflexes à adopter ?

Le fichier de prospection est une base qui recense toutes les données des différents prospects d’une entreprise. À cause de la sensibilité des informations qu’il contient, la structure qui en est propriétaire se doit d’assurer sa sécurité. C’est une obligation émanant de la RGPD. Comment s’y prendre pour protéger le fichier de prospection de son entreprise ? Découvrez les actions à mener pour y arriver dans le corps de cet article.

Limiter l’accès au fichier

Pour assurer la sécurité des données de vos clients, vous devez définir les personnes pouvant accéder au fichier. Généralement, les entreprises autorisent l’accès aux employés qui ont besoin de ces informations pour remplir leurs missions. Comprenez que malgré cette restriction, il est possible que ces données se retrouvent entre de mauvaises mains.

Ainsi, pour minimiser les risques de fuites, mettez en place une politique qui vous permet d’être informé chaque fois qu’un salarié devra accéder au fichier de prospection. Vous pouvez aussi opter pour le codage comme solution de sécurité de la prospection définition.

Cependant, il faut préciser que la limite d’accès au fichier ne doit pas être uniquement virtuelle. Vous devez aussi restreindre l’accès physique aux locaux dans lesquels se trouvent les données sensibles. Pour être conscients des allées et venues dans ces pièces, vous pouvez miser sur les solutions comme les caméras de surveillance et le badge électronique.

Investir dans des logiciels de sécurisation

Un autre moyen de garantir la sécurité de votre fichier de prospection est de vous doter de logiciels de sécurisation. Ce sont des outils capables d’assurer la protection du réseau local de votre entreprise contre toute forme d’attaque. Comme logiciels de sécurisation dans lesquels il est possible d’investir, vous avez le pare-feu, les routeurs filtrants et la sonde anti-intrusions.

Cependant, vous devez comprendre que ces outils ne sauraient être efficaces si vous ne mettez pas en œuvre certaines actions. Ainsi, procédez par moment à des vérifications de la sécurité de votre système informatique. Cette opération vous permettra de détecter les éventuelles failles au niveau de votre système de protection.

Vous pouvez aussi souscrire à une assurance cyber sécurité. C’est un moyen de renforcer la performance des divers logiciels installés. Il faut aussi notifier que la sécurisation ne doit pas concerner que les données. Vous devez prendre également le soin de protéger les divers outils sur lesquels ce fichier sera manipulé.

Bien sauvegarder les données

Une excellente sauvegarde constitue aussi un moyen d’assurer la sécurité de votre fichier de prospection. Cette solution vous prémunit également des risques de perte de données en cas de panne au niveau de votre système.

Ainsi, il est conseillé de stocker les informations sensibles pour votre entreprise sur des serveurs spécifiques. Ces derniers doivent être entreposés dans des locaux sécurisés. De plus, prenez le soin de sauvegarder vos fichiers sur différents supports. Ainsi, lorsque l’un des outils de stockage sera défaillant, vous pourrez toujours accéder à vos données. Les sauvegardes sur supports nomades sont à éviter.

Pour sécuriser votre fichier de prospection, vous pouvez équiper votre entreprise d’outils de sécurisation. Il est aussi possible d’atteindre cet objectif en procédant à des sauvegardes ou en limitant l’accès aux données.