Qu’est-ce qu’un système de Gestion Electronique de Documents (GED) ?

Un système de gestion électronique de documents apporte un atout inestimable pour les entreprises lorsqu’il s’agit de sécuriser et de stocker des documents essentiels. De nos jours, les entreprises sont de plus en plus dépendantes de leurs données électroniques. C’est précisément la raison pour laquelle il est si important de choisir un système de gestion électronique de documents qui puisse répondre aux besoins de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un système de gestion électronique de documents (GED) ?

Les systèmes de gestion électronique de documents (GED) sont un type de logiciel qui vous permet de dématérialiser les documents et les process de votre organisation. Ils sont particulièrement utiles pour les organisations qui utilisent des documents physiques pour certains domaines de l’activité, comme les ventes et le marketing. Vous pouvez considérer ces systèmes comme une sorte de classeur virtuel, puisque vous pouvez y créer des dossiers et des sous-dossiers. Le logiciel organise ensuite les documents (en catégorisant par exemple par date ou par sujet). Aujourd’hui, des spécialistes en GED (voir: https://ingedis-solutions.fr/) intègrent des solutions de gestion électronique de documents, en fonction des besoins de votre entreprise;

La façon la plus courante de stocker des fichiers dans un système GED est d’utiliser des dossiers que l’on crée en y glissant et en déposant des documents. D’autres options incluent les sous-dossiers, qui sont similaires aux dossiers sauf qu’ils se trouvent sous un autre dossier.

Quels sont les avantages liés à l’utilisation d’un système de gestion documentaire ?

Un système de gestion de fichiers est un outil en ligne qui permet aux entreprises de stocker et de partager des documents entre les départements et les employés, que les documents appartiennent aux membres du personnel ou qu’ils leur soient attribués par leurs superviseurs. Il existe donc de nombreux avantages pour une entreprise, quelle que soit sa taille dans le fait d’opter pour une GED (pour plus d’informations, visitez : https://ingedis-solutions.fr/dematerialisation-pour-les-tpe-pme/).

Une collaboration plus facile

Une solution de GED crée des opportunités de nouvelles relations commerciales, aide à garder les projets sur les rails et améliore la motivation des employés.

L’amélioration de la productivité des employés

Les GED permettent d’améliorer la productivité des employés. Plus vous automatisez, moins il y a de risques d’erreurs dans vos processus commerciaux. La productivité des employés d’une entreprise est directement liée à la qualité des outils qu’ils utilisent. Les solutions de gestion documentaire permettent aux entreprises de rationaliser les flux de travail et de réduire les frais généraux en augmentant la productivité et en limitant le gaspillage. Ces avantages sont obtenus en combinant l’archivage numérique, le partage de fichiers et les signatures électroniques. À eux seuls, ces trois aspects peuvent améliorer la productivité des employés en réduisant les erreurs, en éliminant les processus sur papier et en économisant le temps passé à se déplacer vers d’autres lieux à la recherche de documents.

Un meilleur contrôle de la qualité

Un système de gestion électronique de documents assure le suivi des fichiers, garantissant que seules les versions approuvées des documents quittent chaque service. Cela permet de garantir la conformité à l’échelle de l’entreprise, d’éviter les retards et de disposer toujours de la bonne version du document.